Hast du in deinem Job schon genügend automatisiert, AI-Fan?

Hallo AI-Fan,

in dieser Ausgabe des Master AI Newsletters tauchen wir ein in die Welt der Automatisierung.

Denn – Automation is King – das glaube ich wirklich.

In einer Ära, in der Effizienz und Schnelligkeit oft über den Erfolg in der Geschäftswelt entscheiden, hat sich Automatisierung als unverzichtbarer Bestandteil moderner Arbeitsprozesse etabliert.

Warum ist das so?

Weil Automatisierung nicht nur Zeit spart, sondern auch eine beständige Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei wiederkehrenden Aufgaben gewährleistet.

AI kann sich auf diesen Ansatz wie ein Turbo-Booster auswirken und nun Automatisierungen ermöglichen, die vor zwei Jahren noch nicht möglich waren.

Für die heutige Ausgabe möchte ich dir 3 Tipps zum Start in die wunderbare Welt der Automatisierung mitgeben.

Bereit?

Los geht’s! 🚀

Warum Automatisierung das neue A und O ist

Automatisierung ist der stillschweigende Motor des digitalen Zeitalters, der im Hintergrund arbeitet, um unsere Arbeitslast zu verringern und unsere Effizienz zu steigern.

Denke an die unzähligen Stunden, die durch automatische Datenverarbeitungen, sofortige Kommunikationswege und vereinfachte Managementprozesse gespart werden.

Automatisierung macht es möglich, komplexe oder monotone Aufgaben an eine Automatisierung zu delegieren, sodass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können – Innovation und Kreativität.

3 einfache Tipps, die mir beim Einstieg in das Thema Automatisierung geholfen haben

Nachfolgend möchte ich dir mit den 3 Automatisierungs-Tipps eine Anregung geben, dich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Es ist wie in vielen anderen Bereichen – am Anfang hakt es ein wenig. Aber wenn Du am Ball bleibst, wird es einfacher und dein Automation-Mindset wird Woche für Woche stärker.

Automation ist, neben AI, mit das Wichtigste was wir in unserem Arbeitsalltag integrieren sollten.

Und – selbstverständlich bauen wir AI-Funktionen in unsere Automations ein – ist doch klar.

Impuls Nr. 1️⃣:

Nutze Slack oder MS Teams als Info-Zentrale für wichtige Informationen

Schnell mal nachschauen, ob ein neuer Lead eingegangen ist, der Termin bestätigt wurde, ein Zahlung eingegangen ist, wie der Aktienkurs steht oder welche Branchennews wichtig sind?

Das kennen wir alle. 29 Tools und Browsertabs sind offen und wir wundern uns, warum wir uns so oft ablenken lassen.

Kennst du das auch?

Die Lösung:

Erstelle dir mit Make.com oder Zapier (die beiden führenden Automation-Tools am Markt) eine Automation, die in deinem CRM, deinem Kalender, deinen bevorzugten News-Seiten alle 1-3 Stunden das wichtigste für dich zusammenstellt.

Innerhalb der Automation binden wir ChatGPT via Schnittstelle ein, um uns den Wulst von Informationen, die hier zusammengetragen werden zusammenzufassen - kurz und knackig.

Alle 1-3 Stunden bekommst du dann eine Slack- oder Teams-Nachricht oder auch eine E-Mail mit der Zusammenfassung.

Die Automatisierung läuft nur zu deinen Arbeitszeiten und so bist du ein paarmal am Tag auf den neuesten Stand, ohne permanent in alle Tools eingeloggt zu sein oder auch diversen Websites surfen zu müssen – das macht jetzt deine Automation für dich.

Impuls Nr. 2️⃣:

Automatisiere deine Routineaufgaben - einmal pro Woche

Es macht sehr viel Sinn dir eine Liste anzulegen, in der du Aufgaben sammelst, die du häufiger erledigen muss. Sammele diese Aufgaben zuerst in einer Liste.

Im nächsten Schritt schaust du, ob du schon eine Idee hast, welche dieser Aufgaben du automatisieren kannst oder nur bestimmte Teile der Aufgabe automatisiert bearbeitet werden können.

Mache dich mit einem Automation-Tool vertraut. Hinsichtlich dem Preis-Leistungs-Verhältnises würde ich dir Make.com empfehlen – aber auch Zapier ist dafür geeignet.

Von hier aus nimmst du dir vor, jede Woche eine Aufgabe aus deiner Liste zu (teil-)automatisieren. Starte mit den einfachen Sachen. Es gibt tausende von Vorlagen für alles Mögliche und Unmögliche, die dir den Einstieg erleichern.

Das coole an diesem Ansatz?

Du schaffst dir nicht nur (teils ungeliebte, weil repetitive) Aufgaben vom Hals – du wirst von Woche zu Woche auch besser in deinem Automation-Tool und kannst mit der Zeit immer komplexere Aufgaben damit automatisieren.

Mache das 3 Monate und danke mir später dafür. 😁 

Impuls Nr. 3️⃣ :

So benötige ich, trotz min. 25 AI-Newsletter, die ich täglich bekomme, nur 10 Minuten, um auf einem aktuellen Stand zu bleiben

Ja – ich habe es übertrieben mit meinen Newsletter-Abos in Sachen AI. Aber es gibt eine Menge guter AI-Newsletter, die man in diesem Space gelesen haben sollte, um auf einem aktuellen Stand zu sein.

Das hat mich schnell überfordert und ich habe mich immer häufiger dabei ertappt, die Ausgaben gar nicht mehr oder nur noch rudimentär zu lesen.

Bis ich diese Automation gebaut habe:

Was passiert hier?

(1) Ich verschiebe die AI-Newsletter über eine Regel automatisch in einen speziellen Ordner (ich nutze Google Mail - geht aber auch mit Outlook).

(2) Sobald die E-Mail in diesen Ordner verschoben wird, wird eine neue Zeile in einer Google Tabelle erstellt (Absender, Datum, Uhrzeit, Betreffzeile, Inhalt der Mail).

(3) Dann schreibt mir ChatGPT (über API) eine Zusammenfassung dieser Ausgabe.

(4) Die Zusammenfassung von ChatGPT wird als Ergebnis in einer neuen Zelle in der gleichen Zeile der Google-Tabelle abgespeichert.

(4) Die Zusammenfassungen werden mir dann automatisch in Slack zugesendet.

Diese Automation läuft bei mir jeden Tag von 07:00 Uhr bis 20:30 Uhr alle 2 Stunden und verarbeitet alle neuen Newsletter, die ich in den Ordner geschoben habe.

Wenn mich ein Thema interessiert und ich tiefer einsteigen will, tu ich das natürlich – aber dieses “was geht aktuell im AI-Space”-Thema ist damit deutlich schneller erledigt als vorher.

Jeder, ob angestellt oder selbstständig, ob CEO oder Praktikant wird mit dem Skill “Automatisieren” seinen Marktwert steigern und seine Arbeit effizienter und entspannter machen.

Die zusätzliche Möglichkeit an den richtigen Stelle AI-Features (Zusammenfassen, Bewerten, Einordnen, etc.) in unsere Automatisierungen zu integrieren, macht das Thema noch deutlich spannender und vielfältiger einsetzbar.

Sich damit auseinanderzusetzen ist einer der größten Hebel, den jeder von uns ziehen kann – sofort – ohne Programmier-Kenntnisse.

Aber, im Vergleich zum Erlernen der wichtigsten Prompt-Skills, ist das Automation-Thema komplexer und erfordert eine längere Lernkurve als z.B. der Umgang mit ChatGPT und Co.

Es lohnt sich trotzdem, den ersten Schritt zu gehen, AI-Fan.

In diesem Sinne - bis zur nächsten Ausgabe.

✌🏼Kai Michael Schäfer