Lass die AI deine Meeting-Protokolle schreiben, AI-Fan

Hallo AI-Fan,

wenn wir eine Sache in unserer aller Business-Leben gemeinsam haben, dann wahrscheinlich die, dass wir alle mehr oder weniger viele Meetings haben.

All zu oft trifft man sich, diskutiert mannigfaltige Themen, trifft Entscheidungen, legt Folge-Tasks fest und ignoriert den Fakt, dass ein Meeting ohne vernünftig geführtes Protokoll nur halb so viel wert ist.

Aber wer soll das Protokoll schreiben und an Meeting-Teilnehmer oder geplante Teilnehmer, die es nicht zum Meeting geschafft haben, verteilen?

Früher hat es die Assistenz oder den Praktikanten getroffen - oder es gab halt kein Protokoll.

Heute kann diese Aufgabe sehr gut von der AI übernommen werden.

Aber es muss dort nicht aufhören, wo die AI-Meeting-Transkript, Besprechungspunkte, Tasks etc. für uns wie von Geisterhand zusammenfasst.

Mit wenigen Automation-Skills kann man das Thema AI-Meeting-Protokolle im positiven Sinne auf die Spitze treiben.

Wie? Das schauen wir uns in der heutigen Ausgabe an.

Los geht’s! 🚀

Tool-Auswahl um automatisiert Meeting-Protokolle zu erstellen

Natürlich bringen die gängigen Meeting-Anbieter wie Zoom, MS Teams oder Google Meet bereits ihre eigenen AI-Meeting-Protokolle mit. Wer “nur” intern meetet oder “die Macht” hat, über das Meeting-Tool frei zu bestimmen ist hier, häufig ohne Extra-Kosten, schon mit dem notwendigen Tool ausgestattet.

Für mich persönlich funktioniert dieser Ansatz nicht. Ich verwende (aus Gewohnheit) Zoom, viele meiner Kunden verwenden MS Teams und viele meiner Geschäftspartner und Dienstleister sind in Google Meet unterwegs.

Grundsätzlich kein Problem, wenn man immer der ist, der einlädt. Aber sowohl das als auch der Umstand, dass man mehr automatisieren kann, wenn das Protokoll von der AI erstellt wird, sprechen in meinem Fall und wahrscheinlich auch für die meisten der Leser für eine (Meeting-)Plattform - unabhängige Lösung – also einer Lösung die mit allen gängigen Meeting-Lösungen funktioniert.

Warum?

A. Es funktioniert mit allen gängigen Meeting-Lösungen.

B. Da die Protokolle alle in einer Software-Lösung landen, können wir, wenn gewünscht, die Protokolle von dort aus automatisiert weiter verwerten.

C. Der Funktionsumfang von spezialisierten AI-Meeting-Protokoll-Lösungen ist i.d.R. etwas umfangreicher und auch präziser als die Lösungen der einzelnen Meeting-Raum-Anbieter.

In meinem Fall ist die Entscheidung aus oben genannten Gründen auf Fireflies.ai gefallen.

Meine Empfehlung: Fireflies.ai

Auch wenn Fireflies.ai deutlich mehr kann als nur Meetings protokollieren, ist es doch der Use Case, auf Grund dessen sich die meisten Nutzer für das AI-Tool entscheiden.

Vereinfacht erklärt funktioniert die Protokollierung von Meetings mit Fireflies, in dem man “das Tool mit ins Meeting einlädt”. Fireflies wird dann im Meeting als Meeting-Teilnehmer angezeigt.

In der Microsoft-Welt oder auch in Zoom, kann die Protokollierung vom Admin automatisch eingeschaltet werden (Co-Pilot Funktion).

Aber zurück zu Fireflies…

Sobald das AI-Tool als Meeting-Teilnehmer zum Meeting hinzugefügt wird, wird sowohl ein komplettes Transkript des Gesprächs als auch die Zuordnung von wem welcher Redebeitrag stammt, vorgenommen.

Dies ist die Basis um im Nachgang zum Meeting das automatisiert erstellt Protokoll über AI zu generieren – das funktioniert natürlich ohne menschliches Zutun.

Als Ergebnis erhält man im Tool ca. 5 Minuten nach Meeting-Ende dann folgende, vom AI-Tool generierten, Daten:

• Komplettes Transkript des Meetings (chronologisch, mit Zuordnung des Sprechers)

  • Das Transkript kann auch als Audio-Spur abgespielt werden (einfach auf den Teil des Textes klicken, den man sich noch mal anhören möchte).

• Einen Fließtext, der übergeordnet zusammenfasst, welche Themen im Meeting besprochen wurden

• Notizen (chronologisch) zu den im Meeting besprochenen Punkten mit Überschriften und Notizen (Bullet Points)

• Action Items (Aufgaben die aus dem Meeting resultieren) pro Person

• Bei allen Informationen ist ein Zeitstempel verlinkt, um bei Bedarf direkt zur korrespondierenden Stelle im Meeting-Transkript zu springen

Die Transkript-Genauigkeit ist in englischer Sprache sehr gut – in Deutsch aber auch absolut ausreichend.

Sollten die Protokolle auch an “höhere Stellen” im Unternehmen gehen, empfiehlt sich dennoch die manuelle Überarbeitung des Protokolls, was aber trotzdem eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt.

Kosten

Testen kann man Fireflies.ai kostenlos. In der kostenlosen Version sind vor allem die AI-Features stark limitiert – aber zum Testen des Tools sind die Limits ausreichend gesetzt.

Wer den vollen Funktionsumfang und auch den Speicherplatz, um alle Meetings zu dauerhaft zu sichern haben möchte, muss ab $ 10,00 pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung) investieren.

Ab $ 19,00 pro Monat und Nutzer erhalten Entwickler und NoCode-Umsetzer uneingeschränkten API-Zugang, um alle Daten individuell in eigene Systeme zu integrieren.

Aber auch in der $ 10,00 Version sind schon eingeschränkte API-Funktionen z.B. über Zapier oder Make.com realisierbar.

Vorteile der Nutzung einer AI-Protokoll-Lösung

1. Automatisierte Protokoll-Erstellung
   

2. Alle Meeting-Protokolle in einem Portal abrufbar
   

3. Volle Suchfunktionen (auch via AI-Assistent) über alle Meeting-Protokolle hinweg.
   Beispiel 1: Fasse mir alle wichtigen Gesprächspunkte zu Thema XY aus den letzten 6 Wochen zusammen.
   Beispiel 2: Wurde zum Punkt XY schon eine Entscheidung getroffen?
   

4. Der Meeting-Content ist sehr leicht in andere Systeme integrierbar
   (Ich nutze die Integration z.B. in ClickUp und Notion)
   

5. Durch die automatisierte Protokoll-Funktion ist sichergestellt das geplante Meeting-Teilnehmer (Urlaub oder Krankheit) oder Vorgesetzte jederzeit strukturierten Zugriff zu allen Meetings erhalten. Besonders wertvoll ist hier die Funktion direkt mit dem AI-generierten Content und den Transkripten chatten zu können.
   Beispiel: Fasse mir die wichtigsten Punkte der letzten 4 Sales-Meetings zusammen.

Was kann man mit den AI-Protokollen sonst anstellen?

Noch mehr Automatisierung-Potentiale kann man sich als Fireflies-Nutzer über die API bzw. die nativen Integrationen des AI-Tools verschaffen.

3 Automatisierung-Ideen für Meeting-Protokolle

1. Action Items direkt als Tasks im Task-Management-System anlegen
   Aus Meetings resultierende Tasks können via API oder nativer Schnittstelle direkt in den “Task-Eingang” von Tools wie Asana oder ClickUp gesendet werden. Damit entfällt die Übertragung der identifizierten Tasks von Fireflies in ein Projekt- oder Taskmanagment-System.
   

2. Generiert Protokolle automatisiert per E-Mai, Slack oder Teams-Nachricht versenden 
   Natürlich könnte eine Automatisierung über Make oder Zapier auch automatisiert das AI-Protokoll an alle Meetingteilnehmer bzw. andere Verteiler versenden.
   

3. Wochen- oder Monats-Protokolle erstellen lassen 
   Richtig cool wird es, wenn wir mit Daten aus mehreren / vielen Meetings arbeiten. Auf Basis der Transkripte und Zusammenfassungen können so Reportings und Berichte, die sich aus Besprechungen aus mehreren Meetings speisen, erstellt werden.
   

Alternative plattformunabhängige Anbieter für AI-Meeting-Protokolle

Otter.ai - https://otter.ai 
Sembly AI - https://sembly.ai 
Supernormal - https://supernormal.com 
Sonix - https://sonix.ai 
Airgram - https://airgram.io 
Noty.ai - https://noty.ai 
Fathom - https://fathom.video

Nicht ohne Grund waren AI-Meeting-Protokolle eine der ersten breit anerkannten Anwendungen, seid der AI-Zug vor knapp 2 Jahren ins Rollen kam.

Die Tatsache, dass wir hier über relevante Zeitersparnis-Potentiale, gestiegene Transparenz und vielschichtige Weiterverarbeitungs- und Analyseoptionen sprechen, macht die Einführung dieses AI-Features zu einer der Empfehlungen, die, schnell eingeführt, zu relevanten Effekten führen.

Und natürlich gibt es zahlreiche Alternativen zu Fireflies.ai oder den AI-Funktionen in Teams, Zoom und Co., die vergleichbar leistungsfähig sind.

Für Unternehmen und Selbstständige mit relevantem Meeting-Aufkommen für mich fast schon ein NoBrainer - wenn der Betriebsrat mitspielt.

Denn wo die AI ins Arbeiten kommt, entstehen i.d.R. eben auch Daten, die die Alarmglocken bei konservativen Betriebsräten schrillen lassen.

Ein Beispiel: Problemlos lassen sich die Sprechzeit-Verteilungen von Meeting-Teilnehmenden über ein Meeting bzw. einen beliebigen Zeitraum analysieren.

AI-Meeting-Protokolle sind für mich damit auch eine Gradmesser dafür, wie offen Unternehmen für künstliche Intelligenz und deren zahlreiche Einsatz-Szenarien sind.

In diesem Sinne… bis zur nächsten Ausgabe der Master AI News.

✌🏼Kai Michael Schäfer